Kontrola finansowa – projekty miękkie

Realizując projekt unijny projektodawca powinien trzymać się jego założeń, gdyż w każdej chwili może spodziewać się kontroli finansowej. Przeprowadzana jest ona przez instytucję, która przyznała nam dofinansowanie, albo inną instytucję krajową do tego uprawnioną taką jak Najwyższa Izba Kontroli czy Urząd Kontroli Skarbowej. Wszystkie kontrole są przeprowadzane w miejscu realizacji projektu, w trakcie realizacji oraz po jego zakończeniu. Zazwyczaj projektodawca jest wcześniej poinformowany o tym, że dana kontrola finansowa będzie miała miejsce. Kontrola ta przebiega wówczas sprawniej, gdyż mamy czas na przygotowanie niezbędnych dokumentów.

Co najważniejsze, każdy projektodawca ma obowiązek gromadzenia różnego rodzaju potwierdzeń (faktur) i dowodów poświadczających o wykonaniu poszczególnych zadań projektu.

W przypadku projektów miękkich-szkoleniowych mogą to być m. in.

• listy uczestników projektu,
• listy obecności (na szkoleniach, kursach, seminariach),
• oświadczenia uczestników o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych,
• prowadzona ewidencja świadczonego poradnictwa zawodowego i pośrednictwa pracy (zestawienie odbiorców), prowadzona na bieżąco,
• oświadczenia podpisane przez uczestników projektu o uzyskaniu danej formy pomocy,
• sprawozdania roczne i końcowe,
• karty czasu pracy zespołu projektowego.

Natomiast do najczęstszych spotykanych błędów, problemów w czasie kontroli wymienić można:

• brak faktur kosztowych na wykonanie zadań,
• dokonanie wydatków nie uwzględnionych we wniosku,
• dokonanie wydatków niekwalifikowanych,
• zaakceptowanie zawyżonej faktury kosztowej.

Warto o tym pamiętać, gdyż niewłaściwie wykorzystane środki finansowe automatycznie podlegają zwrotowi przez projektodawcę.

Advertisements